Digitaler Einkauf? Geht nicht, erst wenn unser ERP-System richtig funktioniert

Digitalisierung der Einkaufsprozesse? Industrie 4.0?

Wenn man die letzten 30 Jahre Revue passieren lässt, so klafft seit eh und je eine Art Grand Canyon zwischen Anspruch und Realität.

Gerade vor kurzem hat der Bundesverband für Materialwirtschaft und Einkauf (BME) in Zusammenarbeit mit der Boston Consulting Group (BCG) eine gemeinsamen Studie „Procurement 2020: Mean, Keen oder Lean?“ herausgebracht, die sich u.a. mit dem Thema Digitalisierung der Einkaufsprozesse beschäftigt.

„Die Digitalisierung von Strukturen und Prozessen steht für die deutschen Einkaufsabteilungen ganz oben auf der Agenda. Rund 70 Prozent erhoffen sich von Digitalisierung und stärkerer Automatisierung Chancen auf Effizienzsteigerungen entlang des gesamten Einkaufsprozesses, wie die BCG-Analyse belegt. Über 60 Prozent sehen großes Potenzial für digitale Lösungen in der Zusammenarbeit mit Lieferanten.“

So steht es in der Studie, aber wie sieht die Realität aus?


Es gibt unterschiedlichste Gründe, warum Einkauf 4.0 in der Realität noch nicht funktioniert. Einer betrifft fast alle Bereich des Unternehmens und nicht nur den Einkauf:

Die IT kann nicht mehr mit den Anforderungen der Anwender mithalten

Gerade der Bereich des zentralen ERP-Systems ist in den letzten Jahrzehnten zu einem Bottleneck für alle Modernisierungen und Erweiterung der Geschäftsprozesse geworden.

Die eingesetzten Systeme sind so umfangreich und damit komplex geworden, dass eine zusätzliche Datenschnittstelle und Datenintegration zu einem Großprojekt werden kann. Datenmodelle entsprechen oft nicht mehr dem Standard und damit sind auch entsprechende Schnittstellen nur noch auf dem Papier Standard.

Änderungen im System und Prozess dauern Monate und bedeuten einen hohen Aufwand an internen und oftmals externen Aufwand. TCO bedeutet oftmals, es eben nicht zu machen.

Die Resignation der Anwender ist in vielen Unternehmen entsprechend groß. Man geht entsprechende Themen erst gar nicht an, da man die internen Folgen scheut.

Cloud-basierte Systeme sind eine Lösung

Auch wenn es von einigen IT-Bereichen ungern gehört wird, so sind cloud-basierte Einkaufssysteme ein machbarer Ansatz. Woran liegt das?

Diese Systeme kommen meistens ohne komplexe Integration ins ERP-System aus.

Ist es nett, eine enge Integration und synchrone Informationen zu haben? Ja, durchaus. Aber ist dies auch kriegsentscheidend für den Erfolg meines Einkaufsprozesses?
Stammdaten sind keine zeitkritische Daten

In den meisten Fällen werden nur Stammdaten ausgetauscht. Daten, die sich nicht kontinuierlich ändern.
Die Datenübernahme ins e-Procurement kann durch Datenexport in Minuten erfolgen und ein regelmäßiger Update ist in fast allen Systemen machbar.

Dynamische Daten müssen auch nicht in Echtzeit übertragen werden. Anforderungen von Fachabteilungen oder Bestellauslösungen lassen den Betrieb nicht stillstehen, nur weil sie einmal am Tag per Import/Export übertragen werden.

Für die Eiligen gibt es EDI

Wer trotzdem eine Übernahme von Daten in kurzem Zeitraum haben möchte, kann sich der guten alten EDI-Technik bedienen. Fast alle ERP-Systeme unterstützen seit langem EDI. Die Technologie ist stabil und unterstützt bei Bedarf auch große Datenmengen und vor allem ist sie schon lange „integriert“. Ein Integrations-Großprojekt ist nicht notwendig.
Pragmatismus, anstatt Idealisierung

Kunden die einen pragmatischen Weg ins Zeitalter Einkauf 4.0 einschlagen, sind vorher da. Das gleicht der Geschichte mit Hase und Igel. Der Clevere gewinnt, nicht der, der den größten Aufwand betreibt.
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Jörg Hövel

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