e- steht nicht für Excel

Die Welt ändert sich ständig. Sie ist mittlerweile schnell, vernetzt und bietet immer wieder neue Möglichkeiten und Herausforderungen. Derjenige, der sich anpasst, bekommt einen Vorsprung von der Konkurrenz. Allen anderen haben höhere Kosten, niedrige Arbeitsproduktivität und dadurch auch einen kleiner Gewinn.


So war´s…

Früher wurden die Angeboten der Lieferanten per Post oder Telefonisch mitgeteilt. Der Einkäufer musste sich diese merken und in einer Auswertungsmatrix zusammenfassen. Diese Praxis wurde durch die PC- und Internet-Welle verändert. Viele Unternehmen sind auf effiziente Lösungen übergangen, aber viele sind immer noch auf dem Weg.

Was heißt das?

Um ein Angebot einzuholen, braucht man keine oder weniger Telefonate, Faxe oder Briefe mit den Lieferanten auszutauschen. Mittlerweile hat dies der Excel-Austausch ersetzt. Der Einkäufer definiert die von Ihm gewünschten Produkte, die er dann in einer Excel-Tabelle via E-Mail an seine Lieferanten versendet. Die Lieferanten ergänzen die Preise in der Tabelle und schicken diese dann zurück.

Alter Wein in neuen Schläuchen

Der Einkäufer arbeitet, wie er es schon in den guten alten Zeiten gemacht hat. Nimmt die Angebote von einzelnen Lieferanten und fasst diese zusammen, um einen Übersicht für die finale Auswertung zu bekommen. Gleiche Arbeit, nur mit anderer Technik. Wo ist der Gewinn?

Verhandeln?

Sehr viele, gerade operative Einkäufer nehmen die angebotenen Preisen und kaufen für diese beim „besten“ Lieferanten ein. Falls dieser Preis doch nicht den Vorstellung des Einkäufers entspricht, kontaktiert er den besten Lieferanten mit einer Bitte, den Preis zu verbessern. Der Lieferant sagt natürlich, dass es schon die besten Preise sind und nach ein paar Minuten der Verhandlung gibt er einen kleinen Nachlass. Das war´s.

Kataloge?

Modernere Technik hat den Einkäufern auch eine neue Möglichkeit angeboten – Kataloge. Der Einkäufer loggt sich in eine bestimmte Katalog-Plattform ein, sucht die passende Produkte aus und bestellt diese zum angezeigten Preis. Klick, klick, klick – Suche, Auswahl, Bestellung. Einfacher geht es nicht. Ist man aber noch Einkäufer oder schon eher Besteller?

Was ist ein Einkäufer?

Ein Einkäufer ist immer Herr der Situation. Er ist ein Profi, dem das Unternehmen sein Geld anvertrauen hat. Der Einkäufer sollte kein „Besteller“ sein, sondern ein Verhandlungspartner mit betriebswirtschaftlicher Denke. Gleich wie ein Verkäufer unterschiedliche Vertriebskanäle sucht und aufbaut, sollte ein Einkäufer seine Lieferanten suchen und qualifizieren. Der Einkäufer sucht auf dem Markt die passenden Produkte aus und sichert die besten Preise und Konditionen für sein Unternehmen. Dazu nutzt er moderne e-Sourcing-Lösungen, die Ihm höhe Effizienz und Profit bringen.

e-Sourcing mit Promitea

Eine Antwort für die moderne e-Sourcing-Lösung heißt Promitea. Promitea verknüpft auf einer Plattform, den Einkäufer mit allen seinen Lieferanten. Alles über das Internet, benutzerfreundlich, intuitiv und ohne irgendwelche Zusatzkosten für die Lieferanten.

In Promitea hat der Einkäufer eigene Datenbank mit allen für den Beschaffungsprozess notwendigen Informationen und Dateien zur Verfügung. Alle schon einmalig eingegeben oder importierten Informationen und Dateien sind damit in allen zukünftigen Projekten verwendbar. Um die Arbeitsproduktivität weiter zu erhöhen kann sich der Einkäufer für wiederholte Beschaffungsprojekte eine Vorlage zusammenstellen. Jede Woche, Monat oder Quartal braucht es nur einen Klick, um das Beschaffungsprojekt aus der Vorlage zu kopieren und zu starten.

Der Einkäufer definiert einmalig die nachgefragten Produkte, zusätzlichen Kriterien, Einkaufsstrategie und lädt die Lieferanten automatisch zu dem Einkaufsprojekt ein. Die Lieferanten bekommen eine E-Mail-Einladung, registrieren sich einmalig zu Promitea und füllen ihre Gebote inkl. Preise und/oder zusätzlichen Dokumente online aus.

Der Einkäufer hat zeitaktuell immer die aktuelle Übersicht, wer von den Lieferanten sich zu dem Projekt angemeldet hat und wie der Zustand des Gebots ist. Alle eingereichten Gebote werden dem Einkäufer in einer Übersicht im Gebotsraum in Realtime angezeigt. Promitea führt automatisch den Gebotsvergleich, laut der vom Einkäufer bestimmten Strategie, aus und ermöglicht die finale Auswertung durch den Einkäufer ohne weiteren Aufwand. Erzielte Ergebnisse, sowie die alle Unterlagen des Projektes, sind in PDF und HTML herunterladbar.

In Promitea können unterschiedliche Beschaffungsprojekttypen und Phasen durchgeführt werden. Für Einkaufsprojekte stehen Lieferantenqualifizierung (RFI), Angebotsabfrage (RFQ) oder Auktion (ERA) zur Verfügung. Diese Phasentypen sind im Zentraleinkauf um Bedarfsabfrage- und Bestellungsphase ergänzt.
Promitea unterstützt mit Angebotsabfrage (RFQ) oder Verhandlung/Auktion (EA) auch die Verkaufsprojekte.

Was verändert sich mit Promitea?

Der Einkäufer muss sich nicht mehr mit dem Austausch von Excels per E-Mail, dem zusammenfügen und manueller Auswertung beschäftigen. Sein Desktop wird auch nicht von Angeboten in Ordnern und Excels überflutet. Das Fehlerpotential wird damit extrem reduziert und Compliance und Revisionssicherheit gewährleistet.

Um mit Promitea zu arbeiten, braucht der Einkäufer und seine Lieferanten lediglich einen Internetzugang und einen aktuellen Webbrowser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari). Promitea ist einfach und selbsterklärend. Zur Unterstützung während der ersten Schritten steht die Kurzanleitung und die ausführliche Online-Hilfe mit der Beschreibung allen Masken, sowie das Supportteam zur Verfügung.

Der Einkäufer bekommt mit Promitea eine moderne Lösung, durch die die Arbeitsproduktivität steigt und damit die Prozesskosten sinken. Mit der Möglichkeit unterschiedliche Einkaufsstrategien einzusetzen, steigt auch das entsprechende Einsparungspotenzial dramatisch. Frage Sie uns nach Ergebnissen aus der Praxis.
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Autor: Martin Heinisch


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Jörg Hövel

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